Esprit Friendsin tietosuojakäytännöt
Yhteenveto
Otamme tietosuoja-asiat erittäin vakavasti. Tämä koskee tietenkin myös kaikkia Esprit Friends -jäsenten henkilötietoja (jäljempänä ”tiedot”). Tarkoituksemme on tässä informoida sinua siitä, kuinka tietojasi käsitellään ja minkälaisia oikeuksia ja vaatimuksia sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaan.
Voimassa 25. toukokuuta 2018 alkaen.
• Vastuutahon yhteystiedot: (katso alla kohdasta 1)
• Kerättävät tiedot:
Käsittelemme erityisesti seuraavia henkilötietoihin liittyviä kategorioita: Esprit Friends -rekisteröitymistiedot, ostoksiin ja asiakasuskollisuuspisteisiin, sähköposti- ja postimainonnan kohdistukseen liittyvät tiedot, e-shopissa ja Esprit-sovelluksessa ilmaistut tuotemieltymykset sekä verkkokaupasta ja e-shopista kerätyt käyttötiedot.
Joissain tapauksissa annat tietosi suoraan käyttöömme (esim. jäseneksi liittymisen yhteydessä tai ostosten yhteydessä) ja toisissa tapauksissa keräämme tiedot automaattisesti (esim. e-shopissa vierailun tai Esprit-sovelluksen käytön yhteydessä tai klikkaamalla sähköpostitse tulevaa uutiskirjettä).
• Tietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme tietojasi erityisesti sitä tarkoitusta varten, että voimme tarjota Esprit Friends -ohjelmaan kuuluvia palveluja. Tähän kuuluu myös juuri omiin kiinnostuksenkohteisiisi perustuvien tuotetietojen välittäminen.
• Oikeudellinen perusta
Tietojesi käsittely on tarpeen Esprit Friends -sopimuksen sekä oikeutettujen etujen toteuttamista varten.
Mikäli laki niin vaatii, pyydämme sinulta myös erillistä suostumusta esimerkiksi tiettyjä sähköpostimainoksia tai evästekategorioita varten.
• Tietojen vastaanottajaryhmät
Vastuutahojen lisäksi tietoihisi pääsevät käsiksi joissain tapauksissa myös ulkopuoliset palveluntarjoajat, jotka ovat mukana tarjoamiemme palvelujen tuottamisessa. Yksittäistapauksissa tietojasi voivat saada myös jotkin muut kolmannet osapuolet, kuten virastot, ulkopuoliset konsultit tai tietyt liikekumppanit.
Tällä hetkellä tietojasi käsitellään vain EU:n rajojen sisäpuolella.
• Tietojen säilyttämisaika
Tietojasi käsitellään ja tallennetaan sopimussuhteen keston ajan.
• Tietosuojaasi koskeva oikeudet, etenkin vastustamisoikeus
Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus vedota tietosuojaasi koskevaan lainsäädäntöön. Erityisesti haluamme muistuttaa oikeudestasi vastustaa tietojen käsittelyä:
Sinulla oikeus kieltää tietojesi käsittely silloin, kun sinulla on kieltämiseen henkilökohtaisesta tilanteestasi johtuva erityinen syy ja kun tietojesi käsittelyn lainmukaisuus perustuu puoleltamme intressivertailuun tai tietojenkäsittely liittyy profilointiin tai suoramarkkinointiin. Tällaisessa tapauksessa emme enää käsittele tietojasi.
• Tietojen luovuttamisen vapaaehtoisuus
Mikään laki ei velvoita luovuttamaan tietojasi Espritille. Et voi kuitenkaan osallistua Esprit Clubiin, mikäli et anna tietojasi käyttöömme. Tietojen luovuttaminen perustuu täysin vapaaehtoisuuteen. Sinulle ei koidu oikeudellista haittaa, jos et anna käyttöömme tietojasi. Tällöin et kuitenkaan pääse nauttimaan Esprit Clubin eduista ja palveluista.
Tietosuojalainsäädännön yksityiskohtaiset tiedot
1. Tietojenkäsittelystä vastaavat tahot ja niiden yhteystiedot
Esprit Friends on asiakasohjelma, johon kuuluvat kaikki Espritin tarjoukset ja palvelut riippumatta siitä, mikä Esprit-yhtiö tarjouksia ja palveluita tarjoaa. Tämän vuoksi useampi Esprit-yhtiö on yhdessä vastuussa tietojesi käyttämisestä Esprit Friends -ohjelman puitteissa 26 artiklan tietosuoja-asetuksen Yhteisrekisterinpitäjät” mukaisesti.
Esprit Europe GmbH
Esprit-Allee
40882 Ratingen
Puh.: 09 3157 9448
Faksi: 09 3157 9449
Sähköposti: service@esprit.fi
Esprit Europe GmbH on Esprit Friends -asiakasuskollisuusohjelman sopimuskumppanisi. Se vastaa tietojesi hallinnoinnista, tallentamisesta, asiakasuskollisuuspisteiden laskennasta sekä ostopäivän ja sinua kiinnostavien tuotteiden arvioinnista. Se on myös vastuussa sähköpostimainosten lähettämisestä.
Esprit Retail B.V. & Co. KG
Esprit-Allee 1
40882 Ratingen
Sähköposti: service@esprit.fi
Esprit Retail ylläpitää Esprit Online-Shopia ja monia muita Esprit Retail Shopeja: Tätä varten Esprit Retail kerää sinulta erilaisia henkilötietoja esimerkiksi ostosten, Esprit Friends -jäseneksi liittymisen tai uutiskirjeen tilauksen yhteydessä. Tietojasi kerätään myös verkkosivujen käytöstäsi. Esprit Retail vastaa myöskin asiakasuskollisuuspisteiden käyttämisestä ostostesi yhteydessä. Nämä tiedot välitetään eteenpäin Esprit Europe GmbH:lle, joka on Esprit Friends -ohjelman päähallinnoija ja ylläpitäjä.
Esprit Global Image GmbH
Esprit-Allee 1
40882 Ratingen
Sähköposti: service@esprit.fi
Esprit Global Image ylläpitää Esprit-sovellusta kerää sinulta sovelluksen välityksellä erilaisia henkilötietoja esimerkiksi tilausten, Esprit Friends -jäseneksi liittymisen tai uutiskirjeen tilauksen yhteydessä. Tietojasi kerätään myös sovelluksen käytöstäsi. Esprit Global Image vastaa myöskin asiakasuskollisuuspisteiden käyttämisestä ostostesi yhteydessä. Nämä tiedot välitetään eteenpäin Esprit Europe GmbH:lle, joka on Esprit Friends -ohjelman päähallinnoija ja ylläpitäjä.
Kaikki kolme Esprit-yhtiötä (jäljempänä ”Esprit” ja ”me”) ovat yhdessä vastuussa tietojen käsittelystä 26 artiklan tietosuoja-asetuksen (”Joint Controller”) mukaisesti. Esprit-yhtiöiden yhdessä määrittelemä tietojenkäsittelyn tavoite Esprit Friends -ohjelman ja sähköpostimainonnan kohdalla on sovittu yksityiskohtaisesti yhtiöjäsenten välisessä Joint Controller -sopimuksessa. Pyynnöstäsi voimme luovuttaa nähtäväksesi yhteenvedon keskeisistä Joint Controller -sopimuksen määräyksistä. Huolimatta siitä, että vastuunkantajina on kolme Esprit-yhtiötä, ne eivät ole toistensa laillisia edustajia.
Tietosuojavastuuhenkilö
Kaikkien kolmen Esprit-yhtiön yhteiseen tietosuojavastuuhenkilöön voi olla yhteydessä seuraavassa osoitteessa:
2. Kerättävät tiedot
Esprit Friends -ohjelman ja sähköpostimainonnan puitteissa keräämme ja käsittelemme seuraavan tyyppisiä henkilötietoja.
Joissain tapauksissa annat nämä tietosi suoraan käyttöömme (esim. jäseneksi liittymisen yhteydessä tai ostosten yhteydessä) ja toisissa tapauksissa keräämme tiedot automaattisesti (esim. e-shopissa vierailun tai Esprit-sovelluksen käytön yhteydessä tai klikkaamalla sähköpostitse tulevaa uutiskirjettä).
3. Tietojen käsittelyn tarkoitus
Käytämme henkilötietojasi tietosuoja-asetuksen määräysten, liittovaltion tietosuojalain sekä muiden sovellettavien tietosuojamääräysten mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
• Esprit Friends -ohjelman toteuttaminen, erityisesti
• Asiakasuskollisuuspisteidesi, joita kertyy kaikista Espritillä tekemistäsi ostoksista, sekä jäsenyystasosi hallinnointi (Friends, Gold, Platinum)
• Esprit-ostoskäyttäytymisesi ja verkkokaupassamme sekä e-shopissa tekemiesi vierailuiden arviointi, jotta voisimme tarjota sinulle juuri sopivia tarjouksia e-shopissa ja Esprit-sovelluksessa, toimittaa kutsuja erikoistapahtumiin sekä etuseteleitä. Hyödynnämme myös evästeiden ja muiden samankaltaisten teknologioiden käyttöä asiakasprofiilisi yhteydessä.
• Sähköpostimainonta ja postitse lähetettävät mainokset
• Henkilökohtainen ja yksilöllinen kommunikaatio ja tuotesuositukset, jotka vastaavat ostoskäyttäytymistäsi, eräänlaisena ”shoppailuneuvontana”
• Kiinnostuksenkohteiden mukaisesti räätälöidyt verkkokauppa ja Esprit-sovellus
• Asiakasuskollisuuspisteiden käyttäminen rahanarvoisena etuna seuraavan ostoskerran yhteydessä Espritillä
• Espritin tuotteiden ja palvelujen kehittäminen
• Yhtiöoikeudellisten liiketoimintapäätösten toteuttaminen
• Lainsäädännön noudattaminen
• Oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen
4. Oikeudellinen perusta
Tietojesi käyttö Esprit Friends -ohjelman toteuttamisessa on sallittua, koska sopimussuhteen toteuttaminen Esprit Friends -ohjelman puitteissa sitä vaatii ja koska ylivoimainen yleinen etu myöskin sitä edellyttää. Perusteemme ylivoimaiselle yleiselle edulle ovat seuraavat: Esprit Friends -ohjelmaan osallistumalla olet osoittanut mielenkiintosi vastaanottaa personoitua tietoa Esprit-yhtiöiden tuotteista ja palveluista. Arvioimme ostoskäyttäytymisesi ja sinua kiinnostavat tuotteet objektiivisen tiedon perusteella, ilman että luomme arkaluontoisia persoonallisuusprofiileja. Emme myöskään käytä automaattisia päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavia seuraamuksia.
Mikäli laki niin vaatii, pyydämme sinulta myös erillistä suostumusta esimerkiksi tiettyjä sähköpostimainoksia tai evästekategorioita varten. Jos emme saa suostumustasi, emme suorita tietojenkäsittelyprosesseja, jotka vaativat suostumusta.
Muissa tapauksissa lakisääteiset lupanormit sallivat tietojesi käsittelyn. Tällaisia normeja ovat esimerkiksi verolainsäädännöllinen säilytysaika tai oikeudellisen vaateen perusteleminen, esittäminen tai puolustaminen.
5. Tietojen vastaanottajaryhmät
5.1 Esprit: Espritillä on vastuullisena tahona pääsy tietoihisi vain siinä määrin kuin se on tarpeellista tavoitteiden saavuttamiseksi sisäisen tehtävänjaon mukaisesti. Vain ne osastot ja työntekijät, joille se todella on tarpeellista, pääsevät käsiksi tietoihisi
5.2 Palveluntuottajat: Olemme palkanneet palveluntuottajia työstämään tiettyjä määriteltyjä tehtäviä. Myös heillä on pääsy tietoihisi. Nämä palveluntuottajat voivat tarjota esimerkiksi markkinointiin, verkkosivujen ylläpitoon, IT-tukeen tai verkkosivuanalyyseihin liittyviä palveluita.
5.3 Muut kolmannet osapuolet: Tarpeen vaatiessa luovutamme tietojasi virastoille, ulkopuolisille konsulteille, liikekumppaneille tai oikeuslaitokselle.
5.4 Kansainvälinen tiedonsiirto: Tällä hetkellä kaikki tietojen vastaanottajat ovat EU:n/ETA:n alueelta. On kuitenkin mahdollista, että tulevaisuudessa tietojen vastaanottajat ovat muita kuin EU-/ETA-valtioita, joiden tietosuojan taso ei ole eurooppalaiseen tasoon verrattavissa. Tulevaisuudessa palveluntuottajat saattavat olla Yhdysvalloissa. Tässä tapauksessa Esprit tulee valitsemaan palveluntuottajia, jotka ovat sertifioitu US-EU Privacy Shield -järjestelyn mukaan (tietosuoja-asetus 45 artiklan 1 kohdan mukaan) tai palveluntuottajat, jotka sopivat Espritin kanssa EU-kommission hyväksymät vakiolausekkeet (tietosuoja-asetus 46 artiklan 2 kohdan (c) tai (d) alakohdan mukaan)
6. Tietojen säilyttämisaika
Tietojasi käsitellään ja tallennetaan sopimussuhteen keston ajan. Mukaan luetaan myös sopimuksen valmistelu (sopimusta edeltävä suhde).
Lisäksi meitä sitovat erilaiset säilytykseen ja dokumentointiin liittyvät kauppalainsäädäntöön ja verolakiin sisältyvät velvollisuudet. Näissä säädetty säilytysaika dokumentoinnille on kymmenen vuotta sopimussuhteen tai sopimusta edeltävä suhteen päättymisen jälkeen.
Joissain tapauksissa voivat määräykset vaatia pidempää säilytysaikaa, kuten todistusaineiston säilyttämistä koskevissa vanhentumisaikasäännöksissä. Saksan siviililain (BGB) 195 §:n ja sitä seuraavien pykälien mukaan vanhentumisaika on kolme vuotta, mutta jopa 30 vuoden vanhentumisaika saattaa olla sovellettavissa.
Mikäli tietoja ei velvoita enää säilyttämään sopimukselliset tai lainsäädännölliset velvoitteet tai oikeudet, ne poistetaan säännöllisesti, paitsi mikäli niiden määräaikainen käsittely on tarpeellista yllä mainittuihin tarkoituksiin työnantajan intressin perusteella.
7. Tietosuojaasi koskeva lainsäädäntö
Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus vedota tietosuojaasi koskevaan lainsäädäntöön. Näitä ovat seuraavat:
• Oikeus suostumuksen peruuttamiseen: Jos olet antanut suostumuksen tietyn tyyppiseen tietojesi käyttämiseen, voit peruuttaa luvan jatkossa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sitä tapahtuvaan tietojen käsittelyn laillisuuteen tai muutoin tietojen käsittelyyn silloin, kun sen taustalla on muu oikeudellinen peruste.
• Oikeus tiedon saamiseen: Sinulla on oikeus pyytää saada lisätietoja tallentamistamme tiedoista 15 artiklan tietosuoja-asetuksen mukaisesti (huomioiden liittovaltion tietosuojalain 34 artiklan mukaiset rajoitukset).
• Oikeus vaatia tietojen oikaisemista: Pyynnöstäsi voimme oikaista sinusta tallennettuja tietoja 16 artiklan tietosuoja-asetuksen mukaisesti, mikäli ne ovat pätemättömiä tai virheellisiä.
• Oikeus vaatia tietojen poistamista: Niin halutessasi voimme poistaa tietojasi 17 artiklan tietosuoja-asetuksen mukaisesti, mikäli sille ei ole esteenä lakisääteiset määräykset (esim. lakisääteiset säilyttämisaikaan liittyvät velvoitteet tai rajoitukset Saksan liittovaltion tietosuojalain 35 artiklan mukaisesti tai yleinen etu omalta puoleltamme (esim. omien oikeuksiemme tai vaatimustemme puolustaminen).
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Voit vaatia meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä ottaen huomioon 18 artiklan yleisen tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä 21 artiklan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Vastustamisoikeus koskee tilanteita, joiden taustalla ovat erityiset henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvät syyt ja jotka liittyvät tietojenkäsittelyyn, jonka laillisuuden perustelemme intressivertailulla tai tietojenkäsittely liittyy profilointiin tai suoramarkkinointiin. Emme tällaisessa tapauksessa tule jatkamaan tietojesi käsittelyä, paitsi siinä tapauksessa, että meillä on oikeudellinen perusta hylätä vastustuksesi. Suoramarkkinoinnin sekä profiloinnin kieltäminen on meille ehdoton syy lopettaa välittömästi tietojesi käyttäminen näihin tarkoituksiin.Mikäli olet antanut suostumuksesi suoramarkkinointiin, etkä halua enää vastaanottaa suoramainoksia, sinun on peruutettava suostumuksesi.
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen 20 artiklan tietosuoja-asetuksen säännösten mukaisesti sinulla on myös oikeus saada tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Valituksen tekeminen tietosuojaviranomaiselle: Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 artiklan tietosuoja-asetuksen mukaisesti). Suosittelemme jättämään valituksen aina ensimmäiseksi tietosuojavastuuhenkilöllemme, jotta voimme ratkaista asiasi mahdollisimman nopeasti ja asiakaslähtöisesti.
Käsittelyn nopeuttamiseksi toimita oikeuksiasi koskeva hakemus kirjallisessa muodossa tietosuojavastuuhenkilöllemme seuraavaan osoitteeseen:
Esprit Europe GmbH
Esprit-Allee
40882 Ratingen
8. Tietojen luovuttamisvelvollisuuden laajuus
Mikään laki ei velvoita luovuttamaan tietojasi Espritille. Et voi kuitenkaan osallistua Esprit Friends -ohjelmaan, mikäli et anna tietojasi käyttöömme. Tietojen luovuttaminen perustuu täysin vapaaehtoisuuteen. Sinulle ei koidu oikeudellista haittaa, jos et anna käyttöömme tietojasi. Tällöin et kuitenkaan pääse nauttimaan Esprit Friends -ohjelman eduista ja palveluista.
9. Muuta
Tietosuojaan liittyvät tiedot on päivitetty viimeksi 25. toukokuuta 2018. Esprit pidättää oikeuden tietosuojaan liittyviä tietojen ajoittaiseen päivittämiseen.